Wednesday, July 4, 2012

Crisis Management, AD & PR Lab, Simulation Crisis | B1


Crisis Management, AD & PR Lab, Simulation Crisis | B1


Info Ομάδας

Μαριάννα Γεωργίου
twitter account : @xameni_apo_xeri ,



Βασίλειος – Ιωάννης Μούσκας :



Κλεονίκη Μούλιου
twitter account :@mpeeeeeeez



Ιωάννα Αφεντάκη
twitter account : @DuffyLoo



Βασιλική Μουλαβασίλη





α) Σενάριο – Δεδομένα

Στο πλαίσιο του εργαστηριακού μαθήματος «Διαχείριση κρίσεων», κληθήκαμε να αναλάβουμε τη διεκπεραίωση μιας κρίσης ακολουθώντας μια σειρά από συγκεκριμένα δεδομένα.

Αρχικά, στο τελευταίο μάθημα του ακαδημαϊκού εξαμήνου, χωριστήκαμε σε δύο ομάδες Α και Β και αυτές οι ομάδες σε υποομάδες Α1, Α2, Α3 και αντίστοιχα Β1, Β2, Β3. Η ομάδα μας ανήκε στην ομάδα Β και συγκεκριμένα στην υποομάδα Β1.

Η συγκεκριμένη άσκηση επρόκειτο να πραγματοποιηθεί κατά τη διάρκεια μιας εβδομάδας και θα ολοκληρωνόταν την τελευταία μέρα που είχε οριστεί ως η τελική ημερομηνία εξέτασης 9-6-2012. Καθημερινά, ξεκινώντας από την Τρίτη 5 Ιουνίου 2012, ο συντονιστής κάθε ομάδας που είχε οριστεί ως ο αρμόδιος να αναλαμβάνει τα mail με τα δεδομένα, ενημέρωνε την υπόλοιπη ομάδα για την άσκηση και για τη διαδικασία που έπρεπε να ακολουθήσουν.

Η άσκηση ξεκίνησε την Τρίτη 5 Ιουνίου 2012 και ώρα 10:20, με την αποστολή αρχικά των σημειώσεων του μαθήματος, οι οποίες αποτέλεσαν το θεωρητικό υπόβαθρο για τη λύση της άσκησης. Μετά από λίγη ώρα την ίδια ημέρα στις 12:07, εστάλη ένα ακόμη μήνυμα το οποίο περιελάμβανε τις αρχικές οδηγίες της προσομοίωσης, οι οποίες ανέφεραν πως οι ομάδες θα λαμβάνουν δεδομένα για την εξέλιξη της άσκησης μέχρι την Παρασκευή 8 Ιουνίου, οι ομάδες Α και Β ήταν αναγκαίο να συνεργαστούν κατά τη διάρκεια της προσομοίωσης σύμφωνα με τα δεδομένα που θα ακολουθούσαν. Ως μέρα εξέτασης ορίστηκε όπως προαναφέραμε το Σάββατο 9 Ιουνίου 2012 και ακολούθησαν πληροφορίες για την ώρα προσέλευσης, τον τόπο καθώς και τον τρόπο παρουσίασης της εργασίας (παρουσίαση σε power point κάθε βήματος που ακολουθήθηκε για την επίλυση του προβλήματος που κληθήκαμε να αντιμετωπίσουμε καθώς και την ανάλυση των σταδίων της κρίσης). Η εργασία επρόκειτο να συνεχιστεί μετά την παρουσίαση έως την ολοκλήρωσή της.

Την ίδια ημέρα στις 15:21, εστάλησαν τα πρώτα δεδομένα της άσκησης καθώς και μια διαδικασία για τον τρόπο με τον οποίο έπρεπε να δουλέψουμε και να συνεργαστούμε με τις υποομάδες Β1-Β2-Β3.

Η ομάδα Β1 θα αντιπροσώπευε στο πλαίσιο της άσκησης την εταιρία FOOD CATERING. Τα δεδομένα που μας δόθηκαν σχετικά με την εταιρία αυτή είναι τα εξής:

·         Η εταιρία FOOD CATERING είναι η δεύτερη μεγαλύτερη εταιρία catering στην ελληνική αγορά και αποτελεί μέλος της ομώνυμης πολυεθνικής αλυσίδας, η οποία τροφοδοτεί και διαχειρίζεται εστιατόρια μέσα σε μεγάλα ξενοδοχεία.
·         Τα κεντρικά γραφεία της μητρικής εταιρίας βρίσκονται στο Λονδίνο, ενώ έχει δραστηριότητα σε όλες σχεδόν τις ευρωπαϊκές χώρες.
·         Οι προμήθειες των πρώτων υλών για την ελληνική εταιρία προέρχονται από κεντρικές παραγωγικές μονάδες στην  Γαλλία,  Γερμανία και Ελβετία.
·         Η εταιρία είναι οργανωμένη με συστήματα ελέγχου καθ’ όλη τη διαδικασία παραγωγής, με πιστοποιητικό ποιότητας ISO και πιστοποιητικό HACCP για τις καλές διαδικασίες υγιεινής και ασφάλειας.
·         Επιπλέον, εφαρμόζει και το δικό της εσωτερικό σύστημα ελέγχου FoodNet, που επιβάλλει η μητρική εταιρία, και το οποίο αφορά στην ασφάλεια και υγιεινή.
·         H εταιρία FOOD CATERING θεωρείται από τις πλέον αξιόπιστες εταιρίες catering παγκοσμίως.

Στη συνέχεια, ενημερωθήκαμε πως αντιπροσωπεία του ΔΝΤ (Διεθνούς Νομισματικού Ταμείου) διαμένει για ένα διάστημα στο ξενοδοχείο HOTELI της Αθήνας, πραγματοποιώντας συζητήσεις με κυβερνητικούς παράγοντες. Η αντιπροσωπεία λόγω του μεγάλου φόρτου εργασίας, περνά όλες τις ώρες της μεταξύ υπουργείων και ξενοδοχείου.
Το catering του ξενοδοχείου έχει αναλάβει η εταιρία σας FOOD CATERING, η δεύτερη μεγαλύτερη της Ελλάδας στο χώρο του catering, μετά από διαγωνισμό.

Σύμφωνα με το παρόν mail την Τρίτη 5 Ιουνίου 2012 και ώρα 9:30 λαμβάνουμε ένα τηλεφώνημα από την κα Μαρία Παπαδοπούλου, γενική διευθύντρια του ξενοδοχείου HOTEL, η οποία σας ενημερώνει ότι ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας του ΔΝΤ κ. Paul Binder είναι άρρωστος με ναυτίες, στομαχικές διαταραχές και υψηλό πυρετό από χθες το βράδυ
Ο  γιατρός του ξενοδοχείου, ο οποίος εξέτασε τους ασθενείς πιστεύει, ότι πρόκειται για τροφική δηλητηρίαση. Πραγματοποιούνται εξετάσεις για να εξακριβωθεί η φύση της ασθένειας, τα αποτελέσματα όμως δεν πρόκειται να βγουν νωρίτερα από αύριο.
Φαίνεται ότι η αντιπροσωπεία χθες το βράδυ, γύρω στις 8 μ.μ, δείπνησε στο εστιατόριο του ξενοδοχείου.
Η κα Παπαδοπούλου μας ζητά να διεξάγουμε έρευνα, αν υπάρχει περίπτωση η δηλητηρίαση να προήλθε από τα προϊόντα μας.

Λαμβάνοντας υπόψη το παραπάνω γεγονός μας δόθηκαν ως δεδομένα τα εξής για την εξέλιξη της διαδικασίας και για τον τρόπο με τον οποίο εμείς ως εταιρία επρόκειτο να πορευτούμε για την πρωταρχική αντιμετώπιση του προβλήματος.
·         Θεωρούμε ως δεδομένο πως είμαστε νόμιμη εταιρία και διαθέτουμε τα καλύτερα συστήματα ελέγχου της ποιότητας των τροφίμων μας.
·         Συγκεντρώνουμε όλα τα στοιχεία και τα επιχειρήματά μας σχετικά με τη λειτουργία του συγκεκριμένου εστιατορίου και την ποιότητα των υλικών που χρησιμοποιούμε.
·         Σχεδιάζουμε τους ελέγχους που πρέπει να κάνουμε, καθώς και με ποιους πρέπει να έρθουμε σε άμεση επαφή, ώστε να προλάβουμε να επιχειρηματολογήσουμε σχετικά με το θέμα.
·         Έως τώρα δε γνωρίζουμε τι ακριβώς έχει συμβεί.
·         Αξιολογούμε την κατάσταση σύμφωνα με τις κλίμακες κρίσεων που γνωρίζουμε και σύμφωνα με το κοινωνικό περιβάλλον και την κοινή γνώμη.
·         Σχεδιάζουμε τις πρώτες μας κινήσεις ως εταιρία.

Σχετικά με τη διαδικασία που μας εστάλη για να ακολουθήσουμε, οι οδηγίες ανέφεραν πως αυτό που έπρεπε να κάνουμε ήταν να διαβάσουμε αρχικά προσεκτικά τα δεδομένα που έχουμε, να σχεδιάσουμε τις κινήσεις μας βάσει της θεωρίας που έχουμε μάθει, αλλά και όσων έχουμε συζητήσει στο μάθημα, να έρθουμε σε επαφή και επικοινωνία με τα μέλη των άλλων δύο ομάδων ( Υπουργείο Οικονομικών και δημοσιογράφοι) και να καταγράψουμε αναλυτικά τη διαδικασία και τα αποτελέσματα των επαφών μας. Επιπροσθέτως, έπρεπε να καταγράψουμε κάθε μας βήμα προκειμένου να το συμπεριλάβουμε στην παρουσίαση της εξέτασης. Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, επρόκειτο να λάβουμε ένα τελευταίο χαρτί με την τελική κατάληξη της υπόθεσης και με βάση τα νέα δεδομένα θα προχωρούσαμε σε μια ζωντανή επαφή με τις άλλες δύο ομάδες (Υπουργείο Οικονομικών και δημοσιογράφοι).

Την Τετάρτη 6 Ιουνίου 2012 και ώρα 14:51, λάβαμε τις καινούριες οδηγίες και την εξέλιξη της έκβασης του γεγονότος με την τροφική δηλητηρίαση. Σύμφωνα με την άσκηση, την Τετάρτη 6 Ιουνίου 2012 και ώρα 15.00 λαμβάνουμε τηλεφώνημα από εκπρόσωπο του Υπουργείου Οικονομικών, που μας ενημερώνει ότι ένα ακόμα μέλος της αντιπροσωπείας, παραπονιέται για συμπτώματα στομαχικών διαταραχών, ναυτίες, εμετούς και πυρετό.
Σε αυστηρό ύφος, μας ζητά να επισπεύσουμε την έρευνα στο εστιατόριό μας και να τους προσκομίσουμε τα αποτελέσματα εντός 24 ωρών.
Επίσης, μας ενημερώνει ότι η ηγεσία του Υπουργείου Οικονομικών έχει θορυβηθεί και πιέζει για διαλεύκανση της κατάστασης άμεσα.
Λέει ότι πλήττεται το κύρος της χώρας μας στο εξωτερικό, η αντιπροσωπεία δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά της.
Δέχονται πολλά τηλεφωνήματα από ΜΜΕ.
Σ’ αυτό το σημείο της άσκησης οφείλουμε να ενημερώσουμε άμεσα το Υπουργείο για τα δεδομένα μας.
·         Οι έλεγχοι που έχουμε διεξαγάγει ως τώρα δεν έχουν δείξει πρόβλημα ούτε στα τρόφιμα ούτε στις διαδικασίες μας.
·         Το πρόβλημα δεν έχει προέλθει από το εστιατόριό μας.

Με βάση τα παραπάνω δεδομένα, ετοιμάσαμε τα επιχειρήματά μας, ώστε να αποδειχτούμε αξιόπιστοι στην ελληνική κοινωνία και σχεδιάσαμε την επικοινωνία μας με το Υπουργείο. Σ’ αυτό το σημείο αποφασίσαμε αν θα συνεργαστούμε με το Υπουργείο ή όχι.  Ετοιμάσαμε επίσης, επικοινωνία με τα ΜΜΕ, που επεδίωξαν άμεση επαφή μαζί μας. Στοιχειοθετήσαμε τα επιχειρήματά μας, προβάλλοντας τους ελέγχους μας που δεν έχουν καταδείξει τίποτα. Και τέλος, βρισκόμασταν εν αναμονή των αποτελεσμάτων των ιατρικών εξετάσεων.

Την Πέμπτη 7 Ιουνίου 2012 δε λάβαμε κανένα δεδομένο σχετικά με την εξέλιξη της κρίσης.

Την Παρασκευή 8 Ιουνίου 2012 και ώρα 11:18, λάβαμε το τελευταίο mail με τα νέα και τελευταία δεδομένα πριν την ολοκλήρωση της άσκησης το Σάββατο 9 Ιουνίου 2012. Σύμφωνα με το τελευταίο μήνυμα, στη 13:00 ο κ. Ανδρέας Παπαντωνίου, ο υπεύθυνος Ελέγχου Ποιότητας του εστιατορίου μας στο ξενοδοχείο, μας ενημέρωσε για τα αποτελέσματα των ελέγχων στα προϊόντα. Διεξήχθησαν έλεγχοι από τις αρμόδιες υπηρεσίες του κράτους (ΕΦΕΤ, Γενικό Χημείο του Κράτους) σε όλα τα τρόφιμα και δεν βρέθηκε παθογόνος οργανισμός.
Παράλληλα, όλο το προσωπικό ελέγχθηκε και δεν υποφέρει κανείς από στομαχικά προβλήματα ή άλλη ασθένεια.
Τα στοιχεία αυτά εστάλησαν αντίστοιχα και στο υπουργείο Οικονομικών.
Ανήσυχος, μας ενημέρωσε ότι η κίνηση του εστιατορίου μέσα στο ξενοδοχείο έχει μειωθεί αισθητά σήμερα, ενώ κυκλοφορούν διάφορες φήμες για το εστιατόριο.
Από το πρωί, γράφεται σε διάφορα blogs ότι το περιστατικό δεν ήταν τροφική δηλητηρίαση, αλλά απόπειρα τρομοκρατικής ενέργειας κατά της αποστολής του ΔΝΤ.

Λαμβάνοντας υπόψη την τελική έκβαση του γεγονότος, τα δεδομένα που εμείς διαθέτουμε προκειμένου να προχωρήσουμε στην εκ νέου αντιμετώπιση της κρίσης είναι τα εξής:

·         Έχουμε στα χέρια μας ένα ισχυρό όπλο, που είναι τα αποτελέσματα των αρμόδιων αρχών. Εμείς σαν εταιρία, γνωρίζουμε ότι το περιστατικό δε οφείλεται σε δική μας υπαιτιότητα, αλλά κάτι άλλο μπορεί να έχει συμβεί.
·         Γνωρίζουμε ότι ο επικεφαλής του ΔΝΤ είναι καλύτερα στην υγεία του.
·         Όσον αφορά στις φήμες, οι οποίες είναι λογικό να διασπείρονται αφού η χώρα βρίσκεται σε μια δύσκολη κατάσταση, προετοιμαζόμαστε να τις αντιμετωπίσουμε αν φτάσουν και σ’ εμάς από τα ΜΜΕ.

Το Σάββατο 9 Ιουνίου 2012 και ώρα 12:30, παρουσιαστήκαμε ως ομάδα Β στο στούντιο της Χιλλ. Αφού κάθε υποομάδα παρουσίασε την εργασία της και τη διαδικασία που ακολούθησε από την αρχή της άσκησης μέχρι και τη λήψη των τελευταίων δεδομένων, προχωρήσαμε στην ολοκλήρωση της άσκησης με μία ζωντανή επαφή ανάμεσα στις 3 υποομάδες με την παρουσία 3 δημοσιογράφων, 2 εκπροσώπων της εταιρίας FOOD CATERING και 2 εκπροσώπων του Υπουργείου Οικονομικών. Πραγματοποιήθηκε μια προσομοίωση ζωντανής εκπομπής όπου η εταιρία δεν έφερε καμία ευθύνη για το περιστατικό και φήμες για κίνδυνο τρομοκρατικής ενέργειας ελλόχευαν στο «τηλεοπτικό πλατό».

β) Προκλήσεις κατά τη διάρκεια διαχείρισης της κρίσης-διαδικασία αντιμετώπισης του προβλήματος και προσωπική εμπειρία

Έχοντας ως γνώμονα τα παραπάνω στοιχεία και δεδομένα που παραθέσαμε, εμείς ως εταιρία FOOD CATERING προχωρούσαμε μέρα με τη μέρα στην αντιμετώπιση του προβλήματος και τη διαχείριση της κρίσης που προέκυψε στους κόλπους της εταιρίας μας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Αρχικά, ως εταιρία catering είχαμε συντάξει ένα issues matrix προβάλλοντας ως μεγαλύτερη απειλή και κίνδυνο την τροφική δηλητηρίαση κάποιου πελάτη μας μετά από επαφή με τα προϊόντα μας.



Την Τρίτη 5 Ιουνίου 2012 μετά το τηλεφώνημα που λάβαμε σχετικά με την αδιαθεσία του επικεφαλής της αντιπροσωπείας του ΔΝΤ, η πρώτη μας κίνηση ήταν να επικοινωνήσουμε με τα κεντρικά γραφεία της μητρικής εταιρίας στο Λονδίνο για να ρωτήσουμε αν υπάρχει κάποιο παρόμοιο κρούσμα σε κάποια από τις υπόλοιπες ευρωπαϊκές χώρες όπου δραστηριοποιείται η εταιρία μας. Έπειτα, ήρθαμε σε τηλεφωνική επαφή με τους ιθύνοντες των κεντρικών παραγωγικών ομάδων σε Γαλλία, Γερμανία και Ελβετία προκειμένου να πιστοποιήσουμε αν υπήρχε κάποιο πρόβλημα στις πρώτες ύλες των προϊόντων μας στην ελληνική εταιρία. Στηρίξαμε τα επιχειρήματά μας στο γεγονός πως τα προϊόντα μας είναι ασφαλή σύμφωνα με το πιστοποιητικό ποιότητας ISO και HACCP. Επιπλέον, παρουσιάσαμε και το δικό μας εσωτερικό σύστημα ελέγχου FoodNet, που επιβάλλει η μητρική εταιρία και το οποίο αφορά στην ασφάλεια και υγιεινή. Επομένως, μέχρι εκείνη τη στιγμή τα προϊόντα μας πιστοποιημένα βρίσκονταν σε άριστη κατάσταση και αναμέναμε τα αποτελέσματα των ερευνών μας μη γνωρίζοντας ακριβώς τι έχει συμβεί. Την ίδια μέρα εκπρόσωπος του Real fm προχωρά σε τηλεφωνική επικοινωνία μαζί μας και σας παραθέτουμε παρακάτω τη συνομιλία μας.







Την Τετάρτη 6 Ιουνίου 2012, ενημερωνόμαστε από το Υπουργείο Οικονομικών πως και δεύτερο μέλος της αντιπροσωπείας του ΔΝΤ παρουσιάζει παρόμοια συμπτώματα. Αυτό που ήταν αδήριτη ανάγκη να κάνουμε ήταν να έρθουμε σε άμεση επαφή με το Υπουργείο Οικονομικών παρουσιάζοντας τους ελέγχους μας που έδειχναν την αρτιότητα των προϊόντων μας καθώς και να σχεδιάσουμε την επικοινωνία μας με τα ΜΜΕ που είχαν ήδη αρχίσει να πιέζουν το Υπουργείο Οικονομικών και να διασπείρουν φήμες.

Εντός 24 ωρών είχαμε αποστείλει δελτίο τύπου τόσο στο Υπουργείο Οικονομικών όσο και στα ΜΜΕ ενημερώνοντάς τους πως τα προϊόντα μας είναι ασφαλή, οι έρευνές μας δεν έχουν καταδείξει κανένα απολύτως πρόβλημα και πως την προκείμενη στιγμή βρισκόμασταν εν αναμονή των αποτελεσμάτων των ιατρικών εξετάσεων. Πριν την αποστολή του επίσημου δελτίου τύπου δεν προβήκαμε σε καμία δήλωση στα ΜΜΕ.



Την Πέμπτη 7 Ιουνίου 2012, έχοντας στα χέρια μας όλους τους ελέγχους και τις έρευνες που αποδεικνύουν το γεγονός πως τα προϊόντα είναι άρτια ήρθαμε σε επαφή με εκπρόσωπο του Real fm υποστηριζόμενοι πως περιμένουμε το αποτέλεσμα των ιατρικών εξετάσεων για να προχωρήσουμε σε εκτενέστερη συνέντευξη και ακριβή απάντηση.

Την Παρασκευή 8 Ιουνίου 2012, ύστερα από τις τελευταίες μας πληροφορίες πως στις εξετάσεις δε βρέθηκε κανένας παθογόνος μικροοργανισμός κι επομένως εμείς δε φέρουμε καμία ευθύνη όσον αφορά την ποιότητα των προϊόντων μας προβήκαμε σε συνεντεύξεις με ζωντανή σύνδεση στο SKAI, αποστείλαμε δελτίο τύπου στα ΜΜΕ και επίσημη επιστολή στο Υπουργείο Οικονομικών έχοντας στα χέρια μας τα τελευταία τεκταινόμενα. Απαντήσαμε επιπροσθέτως και σε εκπρόσωπο του Real fm.








Το Σάββατο 9 Ιουνίου 2012, παρουσιάσαμε τις παραπάνω ενέργειές μας ανταποκρινόμενοι στα δεδομένα και τις εξελίξεις της κρίσης που είχαμε να αντιμετωπίσουμε και στη συνέχεια προχωρήσαμε σ’ ένα debate προκειμένου η κρίση να ολοκληρωθεί.

Σύμφωνα με όσα διδαχθήκαμε στο μάθημα «Διαχείριση Κρίσεων», είναι επιτακτική ανάγκη για όλους τους οργανισμούς να επιδείξουν τη μέγιστη ευθύνη και να δεσμευτούν ως προς την ενσωμάτωση μεθόδων διαχείρισης κρίσεων σε όλες τις δραστηριότητές τους. Η κρίση σε έναν οργανισμό είναι ένα μεγάλο απρόβλεπτο γεγονός, που απειλεί να βλάψει έναν οργανισμό και τους παντός είδους εταίρους του.

 Μέσα από την άσκηση στην οποία υποβληθήκαμε, γνωρίσαμε τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζουμε μια κρίση, τη μέθοδο την οποία χρησιμοποιούμε και τα βήματα τα οποία ακολουθούμε. Κατά τη διάρκεια της εβδομάδας που πραγματοποιήθηκε η άσκηση, όλα τα μέλη της ομάδας βρίσκονταν σε εγρήγορση και σε μια διαρκή αγωνία για την έκβαση του αποτελέσματος. Έπρεπε με τα δεδομένα που λαμβάναμε κάθε μέρα να σκεφτούμε τις ενέργειες που θα πραγματοποιούσαμε. Δηλαδή τις απαντήσεις-πληροφορίες που θα μεταφέραμε στα media, στο υπουργείο οικονομικών και στην κοινή γνώμη. Γνωρίζαμε ότι προτού μάθουμε με απόλυτη σιγουριά αν φταίγαμε ή όχι, δεν έπρεπε να προβούμε σε δηλώσεις, αλλά να κάνουμε γνωστό το γεγονός ότι πραγματοποιούνταν έρευνες για να δούμε τι μας οδήγησε σε αυτήν την κρίση.
Την τελευταία μέρα της άσκησης , έγινε ένα debate κατά το οποίο υπήρχαν δύο εκπρόσωποι από τη δική μας ομάδα, δηλαδή το catering, δύο από την ομάδα των δημοσιογράφων, δύο από το υπουργείο οικονομικών, καθώς και ένας συντονιστής της όλης συζήτησης. Στο debate υπήρξε διάλογος ανάμεσα σε όλα τα μέλη ώστε να μπορέσουν να καταλήξουν σε κάποια συμπεράσματα για την έκβαση της κρίσης. Οι εκπρόσωποι της κάθε ομάδας αντιμετώπισαν με σοβαρότητα το θέμα και προσπάθησαν να διαμορφώσουν την άποψή τους με επειχειρήματα. Θετικό ήταν το γεγονός ότι δεν υπήρξαν συγκρούσεις και μεγάλες διενέξεις όπως συμβαίνει συνήθως στα debates.

Μέσα από αυτήν την άσκηση, μάθαμε να διατηρούμε την ψυχραιμία μας, να μπορούμε να αντιμετωπίζουμε τις καταστάσεις με σύνεση και συνέπεια. Σίγουρα υπήρξε άγχος για να μπορέσουμε να κάνουμε σωστά την  εργασία που μας ανατέθηκε, αλλά προσπαθήσαμε να το κατευνάσουμε σε ένα σημείο. Παράλληλα, συνειδητοποιήσαμε σε ένα βαθμό τι πραγματικά γίνεται στις μεγάλες κρίσεις και το γολγοθά που περνούν όσοι εμπλέκονται σε αυτήν. Όλα τα μέλη της ομάδας, ανέπτυξαν μια πλευρά του εαυτού τους που δε γνώριζαν, κατάφεραν να δείξουν τον επαγγελματισμό που τους διακατέχει καθώς και τα προσόντα τους. Ουσιαστικά περάσαμε από το θεωρητικό κομμάτι της εργασίας στο πρακτικό, το οποίο ήταν η καταγραφή της συζήτησης μέσω κάμερας. Το πρακτικό κομμάτι μας βοήθησε πολύ καθώς όλοι μπήκαμε σε μια διαδικασία να πιστέψουμε πως η κρίση αυτή θα μπορούσε να είχε γίνει στην πραγματικότητα. Επομένως, έπρεπε να σκεφτούμε σοβαρά το τι θα πούμε και με ποιο τρόπο, καθώς και το πώς θα μπορέσουμε να στηρίξουμε τις θέσεις μας.

 Γενικότερα, η άσκηση αυτή είναι μια ευκαιρία να μπορέσουμε να δείξουμε τις ικανότητές μας και ο κόσμος να μπορέσει να δει τη δουλειά μας και να μας γνωρίσει. Το γεγονός επίσης ότι θα υπάρχει στα social media , που είναι φορέας σημαντικών πληροφοριών αλλά και πλέον το πιο διαδεδομένο μέσο, είναι ένα βήμα για την επαγγελματική μας σταδιοδρομία και μία εμπειρία που μπορούμε να προσθέσουμε στο βιογραφικό μας.

Ολοκληρώνοντας, θα μπορούσαμε να πούμε πως αυτή η διαδικασία και προσομοίωση της κρίσης που κληθήκαμε να αντιμετωπίσουμε συνέβαλε στο να εντρυφήσουμε σ’ έναν καινούριο επαγγελματικό χώρο για εμάς. Η αλήθεια είναι πως στη διάρκεια της άσκησης το άγχος υπερείχε της απόλαυσης του παιχνιδιού της προσομοίωσης αλλά με το πέρας της εργασίας και την ολοκλήρωσή της, συνειδητοποιήσαμε πως ήταν μια πολύ όμορφη εμπειρία και πως μια παρόμοια επαγγελματική σταδιοδρομία δε φαντάζει ιδιαίτερα μακρινή και απλησίαστη.






Crisis management - Crisis Simulation Workshop - A3

Ομάδα: 4ward :Γλάρου Βασιλική, Ντάγκρα Ευαγγελία, Σκούλος Ιωάννης, Τριάντης Σωτήριος, Τσιγκριμάνης Δημήτριος


Α. Σενάριο - Case:

Αντιπροσωπεία του ΔΝΤ (Διεθνούς Νομισματικού Ταμείου) διαμένει για ένα διάστημα στο ξενοδοχείο HOTELI της Αθήνας, πραγματοποιώντας συζητήσεις με κυβερνητικούς παράγοντες. Η αντιπροσωπεία λόγω του μεγάλου φόρτου εργασίας περνά όλες τις ώρες της μεταξύ υπουργείων και ξενοδοχείου. Τη σίτιση της αποστολής έχει αναλάβει η εταιρία FOOD CATERING, η δεύτερη μεγαλύτερη της Ελλάδας στο χώρο του catering, μετά από διαγωνισμό.

Ρόλος : Η ομάδα μας έχει αναλάβει το ρόλο των δημοσιογράφων σε έντυπο και ηλεκτρονικό τύπο.


ΤΡΙΤΗ 5 ΙΟΥΝΙΟΥ 2012, 9.30 π.μ.
Κυκλοφορούν διάφορες φήμες, ότι  ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας του ΔΝΤ κ.Paul Binder είναι άρρωστος με ναυτίες, στομαχικές διαταραχές και υψηλό πυρετό από χθες το βράδυ. Οι φήμες αναφέρουν ότι το προηγούμενο βράδυ δείπνησε στο εστιατόριο του ξενοδοχείου.
Αυτή είναι πολύ σημαντική είδηση για εμάς και προσπαθούμε να διασταυρώσουμε  αν ισχύει ώστε να βγάλουμε μεγάλο θέμα.
 Αμέσως γράφουμε ένα άρθρο στον ηλεκτρονικό τύπο περί φημών δηλητηρίασης και επικοινωνούμε τηλεφωνικά, τόσο με το αρμόδιο Υπουργείο Οικονομικών, που φιλοξενεί την αντιπροσωπεία, καθώς και με την εταιρεία FOOD CATERING, η οποία είναι υπεύθυνη του εστιατορίου του ξενοδοχείου HOTELI, για να συλλέξουμε περαιτέρω πληροφορίες.
   Το μεσημέρι της Τρίτης λαμβάνουμε δελτίο τύπου από το Υπουργείο Οικονομικών και το απόγευμα της ίδιας ημέρας κάνουμε ραδιοφωνικό ρεπορτάζ από τον τόπο του συμβάντος και συνεχίζουμε επίσης να γράφουμε άρθρα για το περιστατικό στον ηλεκτρονικό τύπο.
  Το βράδυ της ίδιας ημέρας λαμβάνουμε δελτίο τύπου από την εταιρεία FOOD CATERING και επικοινωνούμε με την εταιρεία για  διευκρινιστικές ερωτήσεις επί του δελτίου τύπου.


ΤΕΤΑΡΤΗ 6 ΙΟΥΝΙΟΥ 2012, Πρωινές ώρες
Με βάση τα μέχρι τώρα στοιχεία τα οποία προέρχονται από τα δελτία τύπου, δημοσιεύουμε άρθρα στον έντυπο τύπο και αποσπούμε τηλεοπτικές δηλώσεις από τον εκπρόσωπο της εταιρείας FOOD CATERING για το περιστατικό. Επιπλέον, για την ολοκληρωμένη ενημέρωση του κοινού κάνουμε και δεύτερο ραδιοφωνικό ρεπορτάζ από τον τόπο του Ξενοδοχείου.

ΤΕΤΑΡΤΗ 6 ΙΟΥΝΙΟΥ 2012, 15.00
Ενημερωνόμαστε ότι και δεύτερο μέλος της αντιπροσωπείας παρουσιάζει συμπτώματα στομαχικών διαταραχών. Φαίνεται ότι το πρόβλημα είναι μεγάλο και εμείς προσπαθούμε να εκμεταλλευτούμε όσο μπορούμε το γεγονός, ώστε να πουλήσουμε τηλεθέαση (όσοι εκπροσωπούν τον ηλεκτρονικό τύπο) και αναγνωσιμότητα (όσοι εκπροσωπούν τα έντυπα).
Επικοινωνούμε εκ νέου  με το υπουργείο και με την εταιρεία και προσπαθούμε να τους πιέσουμε για απαντήσεις. Σκοπός μας είναι να εμπλέξουμε και το υπουργείο και την εταιρεία στο θέμα αυτό, αναζητώντας κάποιο σκάνδαλο.  Εστιάζουμε στο πώς η εταιρία FOOD CATERING ανέλαβε τη διαχείριση του εστιατορίου του ξενοδοχείου και αν ο διαγωνισμός ήταν αδιάβλητος (βέβαια, γνωρίζουμε  ότι όλα έχουν γίνει νόμιμα).
 Το υπουργείο μάς απαντά με δελτίο τύπου και εμείς γράφουμε άρθρα στον ηλεκτρονικό τύπο κάνοντας λόγο για σκάνδαλο. Το βράδυ της ίδιας μέρας η εταιρεία μάς αποστέλλει και νέο δελτίο τύπου και εμείς κάνουμε τηλεοπτικό ρεπορτάζ από τα γραφεία της εταιρείας με νέες δηλώσεις του εκπροσώπου της.


ΠΕΜΠΤΗ 7 ΙΟΥΝΙΟΥ 2012

Η σημερινή μέρα είναι σχετικά ήρεμη, αλλά η “επίθεσή” μας προς το υπουργείο και την εταιρεία με άρθρα -τόσο έντυπα όσο και ηλεκτρονικά- γιγαντώνεται. Επικοινωνούμε πάλι τόσο με το υπουργείο όσο και με την εταιρεία, με καταιγισμό ερωτήσεων και το υπουργείο εκδίδει νέο δελτίο τύπου.


ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ 8 ΙΟΥΝΙΟΥ 2012, 13.00
Ενημερωνόμαστε για τα αποτελέσματα των ελέγχων στο εστιατόριο του ξενοδοχείου.  Διεξήχθησαν έλεγχοι από τις αρμόδιες υπηρεσίες του κράτους (ΕΦΕΤ, Γενικό Χημείο του Κράτους) σε όλα τα τρόφιμα και δεν βρέθηκε παθογόνος οργανισμός. Παράλληλα, όλο το προσωπικό του εστιατορίου ελέγχθηκε και δεν υποφέρει κανείς από στομαχικά προβλήματα ή άλλη ασθένεια. Στο μεταξύ, ενημερωνόμαστε για την κατάσταση του επικεφαλής της αποστολής, ο οποίος είναι καλύτερα στην υγεία του.
Ωστόσο, το θέμα παίρνει πιο ενδιαφέρουσα τροπή με τις φήμες που κυκλοφορούν να κάνουν λόγο για απόπειρα τρομοκρατικής ενέργειας κατά της αποστολής του ΔΝΤ. Το θέμα γράφεται από το πρωί σε διάφορα blogs και φροντίζουμε να το αναπαράγουμε διαρκώς.
 Το μεσημέρι της Παρασκευής  λαμβάνουμε δελτίο τύπου τόσο από το υπουργείο όσο και από την εταιρεία που μας ενημερώνουν για τα παραπάνω (καθαρές εξετάσεις κτλ).
Εμείς ως δημοσιογράφοι κάνουμε ραδιοφωνικό ρεπορτάζ τόσο με εκπρόσωπο του υπουργείου όσο και με τον εκπρόσωπο της εταιρείας, προσπαθώντας να τους πιέσουμε και να αναδείξουμε τρομοκρατική επίθεση και θέμα ασφαλείας.


ΣΑΒΒΑΤΟ 9 ΙΟΥΝΙΟΥ 2012

Η τελική φάση της ασκήσεως περιλαμβάνει τηλεοπτική εκπομπή με εκπροσώπους του υπουργείου και της εταιρείας. Στην εκπομπή αυτή προσπαθούμε να διερευνήσουμε το ιστορικό της υπόθεσης και να καταλήξουμε σε συμπεράσματα για να διαφωτίσουμε το τηλεοπτικό κοινό. Η αντιπαράθεση είναι σφοδρή και οι ερωτήσεις μας τόσο προς το υπουργείο όσο και προς την εταιρεία, σχετικά με τους χειρισμούς τους, είναι αρκετά δηκτικές.




Β. Πρόκληση - Εμπειρία

Το Εργαστήριο Διαχείρισης Κρίσεων, αν και είναι ένα μόνο μέρος από τον κύκλο σεμιναρίων του Εργαστηρίου Διαφήμισης και Δημοσίων Σχέσεων του Τμήματος Επικοινωνίας, Μέσων και Πολιτισμού του Παντείου Πανεπιστημίου, αποτέλεσε για εμάς μία αποκάλυψη, ένα από τα σημαντικότερα κομμάτια του παζλ της επικοινωνίας και θεωρούμε ότι είναι απαραίτητο εφόδιο για την μετέπειτα σταδιοδρομία μας.
Η προετοιμασία, αλλά και η αντιμετώπιση μίας κρίσης, τόσο σε θεωρητικό όσο και σε πρακτικό επίπεδο, με την ανάλυση case studies που παρουσιάστηκαν κατά τη διάρκεια του εξαμήνου, αλλά κυρίως η κορύφωση του Εργαστηρίου που ήταν η προσομοίωση μίας κρίσης, η οποία και διήρκεσε μία ολόκληρη βδομάδα, ανέδειξε τη σημαντικότητα της Διαχείρισης Κρίσεων, σε λειτουργικό και επικοινωνιακό επίπεδο για μία επιχείρηση, έναν οργανισμό, ένα κράτος, αλλά και για μια προσωπικότητα. Μία εμπειρία αξέχαστη για όλες τις ομάδες. Ομολογουμένως, η προσομοίωση αυτή αποτελεί το πιο απαιτητικό task που μας ζητήθηκε κατά τη διάρκεια όλων των φοιτητικών μας χρόνων, γιατί η κρίση που αντιμετωπίσαμε, ο καθένας με τον δικό του ρόλο, ήταν εξελισσόμενη και κλιμακούμενη και κάθε μέρα υπήρχαν καινούρια δεδομένα που έπρεπε να δουλεύουμε και να αντιμετωπίζουμε μέχρι την τελευταία μέρα που μέσα σε 20 λεπτά έπρεπε να προετοιμαστούμε για ένα δύσκολο και αγχωτικό debate.
Το να δουλεύεις υπό πίεση, να συνεργάζεσαι, να προσπαθείς να είσαι αποτελεσματικός στον δικό σου ρόλο και να σέβεσαι τον ρόλο των άλλων ομάδων είναι σίγουρα χρήσιμες δεξιότητες για το μέλλον μας, αλλά η κυριότερη δεξιότητα που αποκτήσαμε σε αυτό το task είναι το ότι συνειδητοποιήσαμε ότι η αξιολόγηση των δεδομένων, η αποδοχή της πραγματικότητας, η προετοιμασία και ο σωστός σχεδιασμός μπορεί να απαντήσουν με τον καλύτερο τρόπο σε μία κρίση.
Ο ρόλος της δικής μας ομάδας, των δημοσιογράφων, ήταν απλός. Ουσιαστικά δημιουργήσαμε την κρίση σε επικοινωνιακό επίπεδο μέσω της δημοσιότητας και “στριμώχναμε” εταιρεία και υπουργείο με δύσκολες ερωτήσεις και “καυτές” αποκαλύψεις. Κάθε καινούριο δεδομένο οδηγούσε σε μία σειρά ερωτήσεων προς δύο κατευθύνσεις, αλλά και αρθρογραφία με ή άνευ ρεπορτάζ, ανάλογα με το Μέσο που ο καθένας μας εκπροσωπούσε.
H εβδομάδα πέρασε πολύ γρήγορα, προσπαθώντας, όμως, να μην παραμελούμε τις υποχρεώσεις των άλλων μαθημάτων στα οποία και εξεταζόμασταν παράλληλα. Η τελευταία ημέρα του debate έφτασε προσπαθώντας να “δημιουργήσουμε” δημοσιότητα και γιατί όχι και να μετατρέψουμε την κρίση σε ένα μεγάλο σκάνδαλο. Το debate με τα νέα δεδομένα που προέκυπταν κατά τη διάρκεια της παρουσίασης μάς δυσκόλεψε, επειδή προσπαθούσαμε να φέρουμε μία ισορροπία ανάμεσα στην “επαγγελματική διαστροφή” μας, ως ρόλου, και τις φιλικές μας σχέσεις με τα άλλα μέλη των ομάδων, ως ατόμων. Τελικά, η αποστολή εξετελέσθη με επιτυχία. Αυτό που μας έχει μείνει ως ανάμνηση είναι η κούραση και το άγχος, πάνω απ’ όλα όμως η γλυκιά ανταμοιβή της γνώσης και της εμπειρίας.


Ακολουθεί η παρουσίαση των ενεργειών μας σε μορφή διαφανειών:

Crisis management Simulation Workshop



Ομάδα φοιτητών:

Antoniou Maria-Thalia (Real fm 97,8)
Giouditse Gina (Ελληνικά blogs)
https://www.facebook.com/giountitse.gina
Kakara Dimitra (Ξένα blogs)
Mentis Nektarios (Σκάι τηλεόραση)


Σενάριο                           
               
Τρίτη 5 Ιουνίου 2012, 9.30 π.μ

 Κυκλοφορούν διάφορες φήμες στα ειδησεογραφικά πρακτορεία , ότι  ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας του ΔΝΤ κ. Paul Binder είναι άρρωστος με ναυτίες, στομαχικές διαταραχές και υψηλό πυρετό από χθες το βράδυ. Οι φήμες αναφέρουν ότι δείπνησε στο εστιατόριο του ξενοδοχείου χθες το βράδυ.
 Η είδηση αυτή είναι μεγάλη πρόκληση για εμάς καθώς μπορεί να επιφέρει μια μεγάλη είδηση.Επικοινωνούμε αμέσως  με το αρμόδιο υπουργείο Οικονομικών, που φιλοξενεί την αντιπροσωπεία, καθώς και με την εταιρία FOOD CATERING, η οποία είναι υπεύθυνη του εστιατορίου του ξενοδοχείου HOTELI, για να ξεκινήσουμε το εκτενές ρεπορτάζ .


Τετάρτη 6 Ιουνίου 2012, 15.00

 Στα δημοσιογραφικά γραφεία σκάει σαν βόμβα η είδηση  ότι παρουσιάζει συμπτώματα στομαχικών διαταραχών και ένα δεύτερο μέλος του Δντ.
 Φαίνεται ότι το πρόβλημα είναι μεγάλο και εμείς προσπαθούμε  να εκμεταλλευτούμε  όσο μπορούμε το γεγονός, ώστε να κάνουμε τηλεθέαση αλλά και να διατηρήσουμε μια ισσορροπία αφού διακυβεύεται η φήμη της χώρας μας στο εξωτερικό.
 Επικοινωνούμε  και με το υπουργείο και με την εταιρία και προσπαθούμε  να  βρούμε απαντήσεις. Σκοπός μας είναι να αναζητήσουμε την αλήθεια αλλά να δημιουργήσουμε και ντόρο γύρω απο το θέμα .Επίσης πρέπει να αναζητήσουμε τις συνθήκες  κάτω απο τις οποίες έγινε η ανάθεση του catering. Τα πιεστικά  τηλεφωνήματα μας τόσο στους υπεύθυνους του υπουργείου όσο και στος υπεύθυνους του catering  και του ξενοδοχείου έχουν αρχίσει και οξύνουν την κατάσταση.Οι αρμόδιοι αρνούνται να κάνουν κάποια δήλωση μέχρι το τέλος των ερεύνων.

Παρασκευή 8 Ιουνίου 2012, 13.00

Έχετε ενημερωθεί για τα αποτελέσματα των ελέγχων στο εστιατόριο του ξενοδοχείου.  Διεξήχθησαν έλεγχοι από τις αρμόδιες υπηρεσίες του κράτους (ΕΦΕΤ, Γενικό Χημείο του Κράτους) σε όλα τα τρόφιμα και δεν βρέθηκε παθογόνος οργανισμός.
Παράλληλα, όλο το προσωπικό του εστιατορίου ελέγχθηκε και δεν υποφέρει κανείς από στομαχικά προβλήματα ή άλλη ασθένεια.
Στο μεταξύ, ενημερώνεστε για την κατάσταση του επικεφαλής της αποστολής, ο οποίος είναι καλύτερα στην υγεία του.
Ωστόσο, το θέμα παίρνει πιο ενδιαφέρουσα τροπή με τις φήμες που κυκλοφορούν για απόπειρα τρομοκρατικής ενέργειας κατά της αποστολής του ΔΝΤ.
Το θέμα γράφεται από το πρωί σε διάφορα blogs και φροντίζετε να το αναπαράξετε καταλλήλως στο μέσο που εκπροσωπείτε. 


           
Ρόλος

  Η εκπροσώπηση της ομάδας των  Μ.Μ.Ε  ήταν κάτι παραπάνω απο μια δυνατή πρόκληση.Προσπαθήσαμε ο καθένας στο κομμάτι του να εκμεταλευτεί όλες τις πηγές και τις πληροφορίες που του είχαν δοθεί.Έπρεπε να κάνουμε ρεπορτάζ  για την υπόθεση,να διασταυρώσουμε κάθε πηγή που είχαμε ,να πιέσουμε κάθε αρμόδιο να μας μιλήσει για τις εξελίξεις της υπόθεσης .Και όλα αυτά έπρεπε να γίνουν χωρίς να εκθέτουμε την χώρα μας στο εξωτερικό.
  Ύστερα απο τις πιεστικές ερωτήσεις  της ομάδας των δημοσιογράφων την Τετάρτη 6 Ιουνίου το Υπουργείο Οικονομικών σε ειδικό δελτίο τύπου που αποστέλνει μας ενημερώνει και για το δεύτερο περιστατικό δηλητηρίασης .Η ερεύνα μας γίνεται ακόμη πιο εντατική  και μοναδικός στόχος μας είναι να ανακαλύψουμε τι βρίσκεται πίσω απο αυτή την υπόθεση.Στο δελτίο τύπου επίσης αναφέρεται ότι εκπονούνται περαιτέρω  έρευενες για την διαλεύκανση της υπόθεσης .Με την σειρά τους ακολουθούν τα δελτία τύπου  του catering αλλά και ένα ακόμη  δελτίο τύπου του Υπουργείου Οικονομικών που παρουσιάζει τα αποτελέσματα των ερευνών και υποστηρίζει ότι δεν υπήρχε κάποιος κίνδυνος πιθανής δηλητηρίασης  εξαιτίας του catering ή του ξενοδοχείου.Φυσικά μια τέτοια είδηση όχι απλά δεν ηρέμησε τα νερά αλλά έδωσε και άλλες προεκτάσεις στο θέμα.Έλληνες και ξένοι δημοσιογράφοι κάνουμε πλέον λόγο για σενάρια τρομοκρατικής επίθεσης εναντίον των μελών του Δντ. Η επικοινωνία με την εταιρεία ,το catering ,το ξενοδοχείο γίνεται εντονότερη και η είδηση κάνει το γύρω του κόσμου μονοπολώντας το ενδιαφέρον.

Εμπειρία

 Πέρα απο μια συλλογική  διαχείριση κρίσεων  αυτή η εμπερία ήταν για το καθένα μας μια ατομική  διαχείριση   του εαυτού μας .Έπρεπε να ανταπαξέλθουμε στις γρήγορες εναλλαγές της υπόθεσης αλλά και να διατηρήσουμε την ψυχραιμία κατά την διαρκεια εξελιξής της .Η  επικοινωνία και η συνεργασία πολλών ατόμων μαζί απαιτούσε μια τρομερή ευελιξία αλλά και οργάνωση.Στην αρχή μάλλον κανένας δεν ήξερε τι ακριβώς μας περιμένει και πόσα καινούργια καθήκοντα θα αναλαμβάναμε.Αλλά τελικά ήταν μια μια έντονη  πρόκληση που αναλαμβάνοντας την μας απέδειξε ότι σε καταστάσεις πίεσης  μπορούμε να κάνουμε πολύ περισσότερα  από αυτά που νομίζουμε! Η τελική παρουσίαση ήταν πολύ ενδιαφέρουσα! Αισθανόμασταν ένα πνεύμα ομαδικότητας. Το Debate αποτελεί μία ξεχωριστή εμπειρία γιατί δεν είχαμε ξανακάνει κάτι ανάλογο σε άλλο Μάθημα Εργαστηρίου. Καλούμασταν να παρακολουθούμε τη συζήτηση και να βρισκόμαστε σε εγρήγορση ώστε να αποκαλύψουμε επιπλέον πληροφορίες για το  ρεπορτάζ.   
Η διαδικασία διαχείρισης κρίσης θεωρούμε ότι μας έδωσε εφόδια για την μελλοντική επαγγελματική μας πορεία. Μάθαμε πως είναι να λειτουργείς σε ομάδες και να συνεργάζεσαι.  


REMEMBER...,
“Most people have no idea of the giant capacity we can immediately command when we focus all of our all”…..

Η παρουσίασή μας στο slideshare: